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Spazio e organizzazione dei documenti: digitale è meglio

Scrivania con pianta, foglio verde e post.it con scritto riduci riusa ricicla

Ma un* che lavora nella sua (piccola) casa… può non restare sommers* dai documenti?

Fino a che si tratta di qualche cartellina tutto ok. Ma con il passare del tempo, con l’aumento del lavoro, si innesca una strana formula: “moltiplicazione spontanea dei documenti“. Ovvero: una volta entrati in casa iniziano a crescere. E’ qualcosa di misterioso simile alla teoria dei calzini spaiati risucchiati nel metaverso della lavatrice.

Dopo alcuni cassetti che si riempiono, dopo essere passati ai raccoglitori, dopo aver provato anche le scatole da archivio e cercato ogni pertugio in cui stoccare le scartoffie, lo spazio in casa inizierà a mancare. Per i più fortunati che hanno una stanza intera dedicata al lavoro, il classico “ufficio in casa” come si suol dire, forse la carenza di spazio sarà meno impellente di altri, ma prima o dopo una di queste motivazioni farà capolino:

  • fine dello spazio: ci sono scartoffie anche in luoghi inimmaginabili.
  • bisogno di essenzialità e minimalismo per evitare la pazzia.
  • ricerca di un documento in particolare che risulterà introvabile e farà crollare ogni apparente equilibrio.

Io sono stata sopraffatta da tutte e 3 queste validissime motivazioni anni fa e per poco non ho ceduto alla disperazione cestinando tutto.  Tuttavia, è stata la mia vena diffidente che mi ha trattenuta dal farlo e allo stesso tempo motivata a trovare una soluzione. “E se poi questi documenti mi servono?! Come faccio?!” Appunto.

Coloro che dicono “Ma io non ho alcuna scartoffia in verità”: forse non avete mai avuto un e-commerce in casa oppure, cosa molto più probabile, non avete ancora metabolizzato che lavorare in casa è a tutti gli effetti “avere una azienda” e le scartoffie sono necessarie. Io ad esempio ho bisogno di:

  • Trovare quello che mi serve quando mi serve.
  • Tenere da parte quello che non credo mi servirà ora, ma potrebbe servirmi in futuro.
  • Gestire lo spazio e il tempo in modo efficace.

Questo è il Sacro Graal che ho cercato per anni. Ho affinato la mia tecnica errore dopo errore e ora sono la Marie Kondo delle scartoffie.

Vi racconto il mio metodo che è un vero processo di cambiamento profondo e definitivo ma prima… vi servirà tutta la pazienza che riuscite a trovare

Scrivania disordinata con documenti sparsi dappertutto
Foto di cottonbro da Pexels

Non sai mai cosa può servirti…finché non ti serve.

Scegliere il digitale, sempre. Ogni volta che è possibile. Che sia la bolletta, l’estratto conto, la contabile di pagamento. Se esiste anche una “versione digitale” scegliere questa opzione per avere un perfetto documento già digitalizzato, super pratico e sicuro. Poi certo, questo “digitale” lo dovete conservare decentemente… se no è inutile tanto quanto la carta, ma ne parleremo dopo.

Per chi ha cassetti, pile, montagne, mensole intere di documenti da riordinare… qui viene il bello e, amici, ci sono passata anche io.

Se scegli di “farlo bene una volta e non pensarci più“: fare una cernita per selezionare i documenti importanti potrebbe non essere sufficiente, soprattutto se sei una persona molto scrupolosa, perchè questa è la domanda da mille punti: “E se poi mi serve?”. Potremmo non essere in grado di fare una cernita efficace e allo stesso tempo sicura.

La situazione è sempre la stessa:

  1. pochi documenti cartacei si riescono a governare, una montagna di documenti no.
  2. se sai cosa cercare e dove cercare, trovare quello che cerchi è un processo rapido. Se non sai esattamente cosa ti serve invece… auguri.
  3. alcuni fogli con inchiostri vecchi tendono a scolorirsi e talvolta anche sparire del tutto.
  4. “prima o poi sistemerò i documenti” è nei buoni propositi dal 1991.
  5. alcuni documenti sappiamo perfettamente cosa contengono, altri lo dimenticheremo in 3..2..1…”e questo che cosa è?!”

Come archiviare e gestire montagne di scartoffie?

“Non c’è il modo giusto di fare la cosa sbagliata.” diceva Kenneth Blanchard (e aveva ragione) .

La mia soluzione vincente, quella che mi ha permesso di non essere (più) sommersa da una montagna di scartoffie è formata da una combo: Un buon programma e 3 acquisti separati fatti a step:

  • 1 Scanner che converte i documenti in pdf con un click
  • 1 Distruggi documenti
  • 1 Hard disk

Dei 3, forse potevo fare a meno dell’hard disk dato che ne ho diversi in cui faccio regolari backup ma ne volevo uno dedicato all’archiviazione massiva di tutta la documentazione per evitare di dover selezionare i documenti da scansionare (si sarebbe ripresentato il quesito: “mi servirà davvero oppure no?”) e per evitare di dover esser parsimoniosa sulla risoluzione con cui scansionavo i documenti: si devono vedere non bene… ma benissimo.

1. Lo scanner per i documenti

Sono una appassionata di foto d’epoca quindi lo scanner che ho acquistato ha la funzione per scansionare i negativi di vario formato. MA non solo, ha anche alcune funzioni specifiche per la scansione dei documenti e, dulcis in fundo, il fantastico pulsante “Scansiona e salva in PDF” che si è rivelato una manna dal cielo perchè mi ha risparmiato moltissimo lavoro.

Il pulsante rapido è stato ideale per tutti quei documenti che non necessitavano di una qualità estrema ed erano numerosi, piccolo esempio: le ricevute bancarie. Sono abbastanza inutili dato che l’home banking nel suo estratto conto online riporta ogni documento ma se proprio si vuole tenerne copia, una scansione rapida è sufficiente.

Invece, per i documenti che necessitavano molta più attenzione ho scansionato tutto a 1200 dpi, in bianco e nero, regolando il contrasto.

Sono venuti fuori dei PDF piuttosto pesantucci che si aggirano sui 2 MB a foglio ma non manca loro nulla, proprio nulla, rispetto  a vederli originali qui davanti ai miei occhi. Si leggono anche le righe piccole piccole (quelle dove solitamente ci sono le fregature).

Naturalmente documenti di più pagine li ho scansionati insieme, aggiungendo pagine con l’apposta funzione fornita dallo scanner. Il fatto che avesse una apposita impostazione per la digitalizzazione dei documenti mi ha facilitato la vita di molto.

2.Distruggi documenti

“Tutto si crea, nulla si distrugge…” diceva Antoine-Laurent de Lavoisier

Oggi sono in vena di citazioni. Ecco, la legge della conservazione della massa non vale per i documenti. E’ fondamentale eliminare i documenti che possono contenere qualsiasi informazione personale, dato anagrafico, fiscale, lavorativo, e naturalmente firma, con il giusto livello di sicurezza.

Questo l’ho imparato a mie spese quando una fotocopia della mia carta di identità cartacea è stata recuperata da qualche persona brutta, cattiva e disonesta ed è stata utilizzata per fare dei contratti telefonici e scroccare telefoni aziendali. Contratti il cui conto pagamento è stato poi addebitato sul mio conto correte. Ho sporto denuncia e i carabinieri hanno abilmente recuperato copia del documento che è stato fornito: la fotocopia della mia carta di identità che non recava la mia fotografia, tuttavia era davvero la mia in tutto e per tutto. Ma come hanno fatto a sapere il mio iban bancario? Facile, se avete un ecommerce, basta fare un ordine scegliendo “Bonifico Bancario” come metodo di pagamento ed ecco l’iban.

A fronte di questa esperienza ho capito l’importanza di distruggere tutti i documenti prima di cestinarli. Questa regola mi aiuta non solo ad essere sicura che nessun dato importante vada in giro, ma mi permette anche di tenere sempre in ordine scartoffie che, lasciate libere di circolare, finirebbero in montagne di carta non meglio identificata.

Devi sapere che i distruggi documenti tendono a deteriorarsi velocemente, in base a quanto utilizzo se ne fa. Io ho messo a dura prova il mio primo trita documenti e dopo 2 anni di onorato servizio l’ho sostituito.

Consiglio di sceglierlo con la funzione “Distruggi CD e carte di Credito” perchè se anche tu hai superato una certa età allora ricorderai di sicuro quale era la situazione degli anni 90 quando le chiavette usb non esistevano e dovevamo cavarcela con i CD. Ebbene, se anche tu hai CD di quell’era con documenti e foto di cui vuoi liberarti allora questa funzione ti sarà utilissima. Io l’ho usata così tanto che l’ho fusa nel mio primo distruggi documenti.

Ho comprato Distruggi documenti Amazon e mi trovo benissimo, fa il suo lavoro sia con i fogli che con i cd e il prezzo è veramente vantaggioso. Quando non ne potrà più non mi peserà particolarmente sostituirlo e considerato che la maggior parte del lavoro l’ha già fatta il suo predecessore credo che può lavorare agilmente per un bel pò.

L’Hard Disk più sicuro possibile e un suo gemello per fare doppia copia.

C’è qualcosa della “vecchia scuola” in me che ancora non è svanito: il senso di precarietà tecnologica. Per questo, nonostante abbia diversi hard disk USB 3.0 e USBC autoalimentati ho scelto di stare sul sicuro e utilizzare come doppione, il gemello che terrà doppia copia per il mio “backup estremo” un hard disk diverso. Un caro buon vecchio serial ata. In caso mai qualcosa andasse storto, il primo che mi lascia, ho una copia.

Per farlo lavorare bene e renderlo pratico ho acquistato un Lettore HARD DISK esterno ORICO con usb 3.0 in questo modo posso accenderlo e spegnerlo solo all’occorrenza e mi sento più tranquilla perchè l’esperienza mi dice che ad oggi non ho ancora mai sepolto alcun hard disk “fisso” invece innumerevoli piccoli autoalimentati hanno fatto i capricci creandomi non pochi problemi.

Vecchia scuola? Scrupolo eccessivo? Sono la solita negativa che vede malerba in ogni giardino? Forse. Ma per me documenti e fotografie sono importantissimi e non voglio (più) rischiare. Un’altra ottima soluzione potrebbe essere mettere tutto in un cloud, ma ripeto, per sicurezza anche senza linea internet i miei dati importanti li voglio a portata di mano.

Nel tempo ho sostituito questo Serial Ata con SSD. Perchè? Perchè è finito accidentalmente per terra e mi ha abbandonato. Nel frattempo gli SSD erano arrivati a cifre abbordabilissime e quindi ciao ciao vecchi serial Ata e ben venuti SSD gemelli (sempre 2 mi raccomando!).

Come gestisco l’archivio dei documenti

Ho provato tante soluzioni e assetti ma alla fine questo è il mio piano organizzativo per i documenti:

Documenti Fiscali: Fatture, Ordini, Estratti conti bancari, contributi, contabilità. Tutto questo è diviso per anni. Quindi ogni anno creo una nuova cartellina es. “2021” e dentro ci sono altre sotto cartelle “Fatture Corriere 2021”, “Banca Holvi 2021” , “Ordini 2021” ecc ecc. Questo, per me,  è il modo più veloce per ritrovare tutto quello che serve per la contabilità.

Documenti Personali: Medicine, Analisi, Referti, Esami. Tutti nella stessa cartella ma i file sono tenuti in ordine dal nome, ad es:

  • “2021 – 09 Schiena – Lastra lombo sacrale “
  • “2021 – 10 Analisi del Sangue”.

In questo modo, con “prima l’anno – poi il mese – descrizione” la mia storia medica (perchè per chi non lo sa, ho una salute di m**da) procede in ordine cronologico e mi è davvero facile tenere tutto d’occhio. Se mi dovessero richiedere di portare tutta la documentazione inerente alla schiena, ad esempio, nella ricerca della cartella digiterei “Schiena” ed ecco che mi verranno fuori tutti i documenti.

Non è meglio dividerli per aree? Tipo una cartellina della schiena, una cartellina delle analisi e via dicendo? Secondo me no. Perchè può capitare che in un referto ci siano informazioni che coinvolgono anche un’altra area e dunque preferisco poter vedere subito tutte le possibilità semplicemente leggendo i titoli “2021 – 12 Schiena + Maxillofacciale – Referto” o utilizzando la ricerca. In questo modo, estrapolando parte dei documenti restano comunque ben in ordine cronologico. L’arrivo del Fascicolo Sanitario mi ha facilitato moltissimo le cose per quanto riguarda tutti i referti del servizio sanitario pubblico, MA li scarico e li archivio nella maniera indicata e li unisco alle scansioni delle visite private (sì quelle scritte in aramaico e geroglifici medici).

Gestire il tempo per archiviare

Ogni quanto mettere mano alle scartoffie? Come gestirsi quando si ha già tanto da fare?

Personalmente, ho una cartellina plastificata che è la mia “stazione di sosta” dove metto documenti che devo ancora scansionare e archiviare. La cartellina viene aperta tutti i 1° del mese e vengono scansionati tutti i documenti del mese precedente. Se il 1° non ho tempo, scelgo subito uno dei giorni più vicini per evitare che si inizino ad accumulare anche documenti del mese entrante.

Attualmente la gestione delle scartoffie mi occupa davvero poco tempo, ho scelto di avere copia digitale di bollette, fatture, estratti conti (di questo vi voglio parlare in futuro, è davvero importante gestirli) e quindi spesso l’unica cosa che faccio è prendermi due ore per scaricare tutti i pdf che mi servono e scansionare qualche documento che ancora arriva in cartaceo.

Una scansionata, distruzione degli originali, archiviazione rapida e via. Finito. Ma per arrivare a questo livello c’ho messo anni. Due ore a settimana, tutte le settimane per scansionare più di 4000 pagine e archiviarle.

Tempo ben impiegato per fare ordine una volta per tutte e recuperare spazio non solo “materiale” ma anche mentale. La certezza che posso facilmente trovare quello che mi serve e posso archiviare anche documenti di cui avevo dubbi sull’utilità è un grande vantaggio per chi lavora in proprio e non ha un reparto amministrativo che cura tutta la parte fiscale.

E tu? Hai una tecnica segreta per tenere in ordine tutte le tue scartoffie che ti va di condividere con me? Scrivimela nei commenti! E se ancora non ‘hai ma hai  provato il mio metodo fammi sapere come è andata!

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