Quando iniziai a fare ecommerce non avevo assolutamente idea di dove avrei messo la merce da vendere. 11 anni fa forse avevo un deficit cognitivo 🤣 tale da farmi credere che in verità con qualche scaffale me la sarei cavata.
Così, quando il fattorino consegnò il mio primo assortimento merce io dovetti fare i conti con quelle 4 colonnine bianche modello Billy che avevo preso da Ikea: belle ma incapaci di contenere tutto!.
Ebbene, capii in quel momento che una stanza non poteva fare sia da magazzino che da ufficio, e avrei dovuto cambiare la disposizione di casa se volevo davvero fare e-commerce:
- Una intera stanza per il magazzino,
- Una intera stanza per l’ufficio.
- Addio salotto…👋😢
Errori di valutazioni decisamente spiacevoli
Ho acquistato le fatidiche “Scatole a bocca di lupo” (vi metto la foto in articolo) che avevo trovato sul catalogo del mio fornitore di imballaggi per spedizione. Sembrava una ottima idea per avere tutto in vista e a portata di mano. Ne comprai circa 100 per iniziare, le avevo numerate tutte per bene e disposte negli scaffali Billy (che nel frattempo si erano moltiplicati).
Purtroppo inserire dentro scaffali scatole tutte uguali significa confrontarsi con “spazi vuoti” un pò ovunque dato che le scatole scelte non erano fatte apposta per riempire al centimetro lo scaffale: rimanevano 15 cm inutili qui, 10 cm non fruttati lì, 20 cm lassù. Sembra poco spreco ma, moltiplicato decine di volte, in un luogo piccolo è rilevante.
Magazzino in casa: Soluzioni minimal, ecologiche, versatili (e senza polvere)
Questo assetto è durato poco perchè non tutti gli articoli venivano venduti alla stessa velocità e quindi alcuni restavano fermi per settimane dato che non avevo ancora feedback per acquistare in base al principio di Pareto (magari averlo potuto fare da subito!) e stando fermi la polvere si iniziava ad accumulare😨.
Ora: io ho un odio viscerale per la polvere quindi ho deciso che non ci sarebbe dovuto essere alcun articolo esposto a potenziale polvere nel mio magazzino (ognuno ha le sue pazzie, che ci vogliamo fare).
Scelsi di dividere tutto in scatoloni, eliminare gli scaffali (Billy “from Ikea with love”… che dolore rinunciarci). Una pessima scelta anche questa: l’aspetto era disordinato. La merce era troppa in ogni scatola e cercare all’interno articoli piccoli era una impresa.
Le scatole Ikea mi hanno salvato dalla pazzia dando al magazzino un aspetto finalmente ordinato e senza spreco di spazi.
Sono tutte uguali, pratiche, poco ingombranti, robuste, impilabili, maneggevoli (hanno due aperture che fanno da maniglie per spostarle) e facilmente identificabili con una bella etichetta numerata.
C’erano altre soluzioni più professionali? Forse sì, ma la misura per me era perfetta, per il mio spiazio limitato non erano troppo piccole nè troppo grandi. Il coperchio è apribile in modo semplice ma resta attaccato alla scatola così la fase “apri e chiudi” è veloce e non ho coperchi che vanno in giro per il magazzino.
Le scatole Ikea secondo me sono ottime per chi ha merce non troppo grande e non vuole esporla alla polvere e alla luce. Io le ho organizzate così:
- Numero sulla scatola
- Prodotti inseriti all’interno tipo Tetris Livello super ultra esperto
- Disposizione con apertura coperchio tutte dalla stessa parte
- Inventario tramite foglio exel su google drive così lo vedo dal pc fisso, dal portatile, dal tablet, dal cellulare (purtroppo non ancora con la forza della mente ma ci sto lavorando).
Ci sono un sacco di programmi gestionali molto performanti ma l’essenzialità minimalista di un foglio exel su Google Drive non la batte nessuno per me.
In questo modo è facilissimo trovare tutto quello che mi serve quando arriva un ordine: sparo un bel Ctrl+f, cerco il codice prodotto e mi dirigo alla scatola.
Imparare dai migliori: a scuola di magazzino da Amazon
Anni fa pensavo che prodotti uguali andassero tutti insieme. Ad esempio: le candele della stessa serie vanno nella stessa scatola.
Poi ho visto online una intervista allo Store Manager di Amazon. Lui spiegava che nelle loro scatole i prodotti sono misti e spesso abbinati in base ai cross sell . Se comprano “quel prodotto” e di solito comprano anche “quell’altro”, vale la pena metterli vicini: si fa prima a prenderli. Perchè la statistica dice che se una persona compra una sveglia rossa, è quasi impossibile che acquisterà contemporaneamente anche quella verde e quella blu.
Effettivamente non fa una piega. Così ho cercato di imparare dagli esperti (e chi c’è di più esperto dello Store Manager di Amazon?!”) guardando i report sui prodotti venduti insieme più spesso e nel tempo ho iniziato a mettere quei prodotti nelle stesse scatole secondo questi dati invece di mettere quelli uguali tutti insieme.
Il mio modo di lavorare è piacevolmente cambiato.
Poco tempo per l'inventario? ⏳ Frazionalo!
Un altro vantaggio di dividere in scatole Ikea piuttosto che disporre su scaffali in modo massivo, è che l’inventario può essere frazionato.
Le giornate dell’inventario inizialmente erano disastrose😭:
- togliere tutto dallo scaffale,
- pulire lo scaffale,
- spolverare ogni prodotto,
- rimettere sullo scaffale conteggiando la quantità.
- far slittare la merce se alcuni prodotti non sarebbero tornati disponibili causa fuori catalogo.
- prendere ancora un caffè e un cioccolatino per restare su di morale.
Con le sole scatole impilabili invece ora posso frazionare l’inventario e farlo anche se ho poco tempo ad esempio controllando prima solo le scatole che sono più spesso maneggiate.
Se ho solo un’ora libera e sono stanca prendo le 10 scatole più importanti e controllo quelle. Domani magari farò un controllo su altre 15 scatole e via dicendo. In questo modo ho ridotto all’osso gli errori, che ancora ci sono ogni tanto come è umano che sia, ma non più così frequenti e fare l’inventario non è più un trauma.
Tanti piccoli inventari si possono fare più spesso di uno sfinente enorme inventario 😁.
Magazzino vuol dire anche spedire... scatole.
Per le scatole da spedizione il percorso è stato molto lungo e denso di tentativi costellati da prove ed errori. Se la scelta della merce è varia e le possibili combinazioni di acquisto sono diverse centinaia, trovare il formato giusto che copre la maggior parte delle soluzioni è molto difficile.
Certo, una gioielleria artigianale se la cava meglio di chi vende oggettistica e accessori per la casa. A questi ultimi può capitare il ferma tovagliolo ma anche il porta spezie da 32 contenitori.
Quindi all’inizio comprai scatole più grandine di quello che avevo previsto e del riempimento per compensare i vuoti. Ho diligentemente annotato le misure della scatola che mi sarebbe servita ogni volta che preparavo i pacchi con i primi ordini.
Dopo circa 200 ordini iniziavo ad avere le idee più chiare e ho potuto comprare scatole più giuste e nei successivi acquisti ancora più giuste.
Certo, ci sono anche clienti che fanno abbinamenti “fantasiosi” e quindi la scatola perfetta non ce l’ho e me la devo inventare adattando una scatola più grande o unendone due più piccole ma questi sono casi eccezionali.
Attualmente mi rifornisco da Propac e Rajapack e mi trovo bene. Credo di avere raggiunto un buon compromesso per lavorare bene con 5 modelli di scatole che riassortisco a rotazione.
Occorre trovare un compromesso perchè se si ha un magazzino il catalogo scatole può essere anche molto vario ma se tenete il magazzino in casa o in un piccolo laboratorio non si possono stoccare 50 modelli diversi di scatole da spedizione perchè i grossisti hanno acquisti minimi di almeno 20 pezzi per modello… dovreste uscire di casa per tenerle tutte!
Quando posso riciclo le scatole che mi manda il grossista con i riassortimenti merce perchè prive di scritte e ben fatte: adoro le soluzioni green e ogni volta che posso cerco di evitare gli sprechi. ♻️❤️
Se anche voi lavorate con magazzino in casa o la vostra casa è anche il vostro laboratorio potete di certo capirmi. Se avete qualche consiglio da condividere non siate timide/i, non vedo l’ora di scoprire che c’è una soluzione migliore e posso rifare tutto da capo ancora meglio!
Ciao! Grazie mille della tua esperienza mi hai aiutato tantissimo. Io vorrei iniziare un’attività e-commerce di prodotti alimentari confezionati, ma non riesco a capire se il magazzino può essere fatto anche in casa…. Tu dove hai trovato le informazioni per farti dire “sì, posso farlo nel salotto”? Grazie mille ancora
Ciao Alice! Ti chiedo immensamente scusa ma sono stata oberata con il lavoro per diversi mesi e non ho visto il tuo messaggio! 🥺 Chiedo perdono! Nel caso la info ti serva ancora (o serva a qualcun altro, non si sa mai) ti dico che io ho chiesto tutto al commercialista. Ma c’è da dire che non ho prodotti alimentari da stoccare, in quel caso so che ci sono specifiche regole Haccp anche solo per lo stoccaggio del confezionato (quindi anche se tu non maneggi l’alimento fresco/da lavorare). Anche i prodotti infiammabili hanno delle regole, così come quelli elettrici, così come quelli mooolto ingombranti che potrebbero pregiudicare la tenuta dello stabile e via dicendo. Non tutti i settori possono avere un magazzino in casa senza che sia cambiata destinazione d’uso del locale. Ma se vendi cose piccole e che non richiedono regole particolari (un esempio a caso molto comune: bigiotteria), senza dipendenti che accedono al locale e fai tutto da sola allora non c’è problema. Quindi dipende un po’ dal tipo di categoria merceologica. Il commercialista in ogni caso lo sa e nel caso non lo sa può facilmente aiutarti a reperire le informazioni giuste in base alla tua partita iva. Spero che tu sia riuscita a far partire il tuo progetto! ☺️